O GSNotes que uso é uma versão gratuita, antiga. Muito simples e monocromático, disperso menos. Bom que o conheça, assim posso tirar dúvidas.
Sou fã do Yahoo e acompanho as novidades. O novo email está demorando demais a ser liberado. Experimentei a versão beta, está muito bom mas não funciona pra quem tem conexão discada, assim como o Goowy. Mas adoro o My Yahoo! que já deve estar tendo melhoria.
O Yahoo! adquiriu o Flickr, Delicious, Search Fox e tem o Y360. Até hoje não integrou nenhum destes serviços! Faço parte do grupo que acompanha as aquisições do Google (dentre elas, Onfolio) e lamenta que o Yahoo não esteja na mesma velocidade.
O Google não só controla tudo, como concordo com os que o consideram autoritário ao impor seu estilo sem oferecer opções. Por exemplo, detesto as etiquetas (labels) e detesto não poder alinhar os emails a gosto (por título, por remetente ou por tamanho). Vão liberar um calendário sim, escapou qualquer rumor.
Testei todos os Basecamp, Blablalist, Tadalist, Tasktoy, etc, Voo2do que é mais simples, Tiddly WiKi e muitos outros. Gostava do Multiply, não funciona muito pois abro-o e logo cai o serviço, é a conexão discada. Pensei que ficaria melhor. Também esperava que tivesse rss. Uso o Multiply para arquivar textos e fazer anotações - uma especie de garden journal (diário de jardinagem). Para arquivar, usaria o Mozy mas não com conexão discada (não há opção na região). (Quanto tempo vai-se embora nestas tentativas...) No meu caso a principal razão para ter coisas online é que seria um back-up seguro e mais prático do que CD.
Não conhecendo o AirSet e tendo elogiado-o, vou experimentá-lo e ler os artigos sobre Outliners (desconhecia o termo). Já havia lido no seu blog e devo ter experimentado alguma coisa a partir dele. Muito obrigada,
Um abraço, Silvia
--- Em gtdbr@..., "Silvia Alves" <silvia225a@g...> escreveu > On 3/29/06, Azevedo antonioazevedo@g... wrote: > Outra solução ht que recomendo para muita gente é usar o GMail (...)
Preferiria Yahoo! Uso muitos recursos do My Yahoo! mas com conexão discada o bloco de notas não funciona rapidamente. Uso o calendário do Y! e seus lembretes somente como disse "aquilo que efetivamente está definido que vai acontecer em um local e tempo especifico ". No mais, fiquei fã do Golden Section Notes. Penso que estou mais para "Analog GTD", isto é, preferindo os recursos concretos de lápis e papel para coleta e programas bem simples.
============= Antigamente usava muito o Yahoo , tanto para arquivar documentos no Porta-Arquivos quanto para anotações - mas aquele bloco de notas é totalmente obsoleto.... O sistema do Yahoo está defasado, mas pode ser que, agora que o Yahoo vai começar a usar AJAX, o serviço se torne melhor.
O GS Notes é um ótimo outliner (editor de texto em tópicos), um dos melhores, e é um shareware relativamente barato. No entanto reluto em oferecer programas pagos quando existem alternativas livres muito boas.
Pessoalmente eu usei muito o freeware KeyNote quando pesquisava alternativas em software. O KeyNote é um programa outliner similar mas que não tem tantos recursos, principalmente não dá para inclusão de imagens. É de graça, pequeno, rápido e muito bom. Só que, infelizmente, o criador do software decidiu cancelar o seu desenvolvimento, e foi ganhar dinheiro... Mesmo assim, dá para baixar o software direto do SourceForge (o reduto do software livre) e usá-lo como está. Se quiser, visite o antigo site do KeyNote.
Mas talvez você tenha notado que eu disse que usava outliners, no passado, não? É verdade. Hoje em dia eu prefiro opções online, que não precisam ser instaladas, e assim não ficam presos a um micro (e nem a um chaveiro USB). Prefiro poder acessar de qualquer lugar, apenas com um link e uma senha. Escrevi sobre isso em meu blog .
É por isso que gosto de wikis, apesar de muitos serem pouco intuitivos. Mas existem Wikis bem simples, sabia? Já experimentou o Little Wiki ? Rapidamente você aprende a fazer páginas abertas (públicas) e páginas fechadas (pessoais). Nas fechadas você pode colocar as suas listas de tarefas, anotações variadas etc. E nas públicas, comunicações diversas, fazer um blog e até criar um groupware... Ele é simples e oferece 1 Gb gratuito (o serviço premium oferecerá mais, mas por enquanto é beta).
Existem outras opções. Como disse, comecei usando muito o Yahoo. Atualmente opto por fazer minhas anotações no AirSet , que é mais organizado, porém mais lento do que o Little Wiki. Já experimentei usar o Basecamp , que é um Wiki, mas o serviço gratuito deixa a desejar...
E ainda experimento, em paralelo, o Tasktoy , apenas para controle de tarefas, que é um sistema simples e prático de fazer controle de tarefas. Só que você é que tem que se ajustar ao estilo dele, e não tentar fazer adaptações. Mesmo assim, para muita gente, é uma ótima recomendação, pois é simples, rápido, e auxilia muito na visão de controle das tarefas. Mas não tem Calendário incluso.
Também já testei o Multiply , que é bem rápido, com espaço infinito, e permite, além de anotações, guardar práticamente qualquer coisa (vídeos, músicas, textos e até documentos, disfarçados de músicas), mas este começou a apresentar muitos bugs. Hoje em dia está bom, mas o Airset já me conquistou pois tem uma cara mais GTD - até aparecer algo melhor.
Agora prefiro guardar meus documentos no GMail mesmo (com a extensão GSpace no Firefox) e, também, no Openomy . Até testei o 4Shared , mas fiquei mesmo com o Openomy e o GMail, que oferecem muito mais espaço e parecem mais confiáveis. Além do mais o 4Shared se extingue, se não for usado sempre, o que é muito chato.
Quanto à endereços de contatos, o AirSet para mim é um dos melhores. Para anotações, edições e pesquisas ele é mais rápido, elegante e prático do que o Yahoo, Plaxo,Elefante , e até o GMail. E é bonito de se ver, o que ajuda no prazer do dia a dia.
Ufa, acho que me perdi. Você estava falando de anotações, e já comecei a falar de programas de controle de tarefas e compromissos... Mas, para escrever muito, podemos lembrar também o Writely , muito bom para escrever online textos e documentos avançados. Dá até para escrever um livro virtualmente... Ótimo para aqueles que não querem perder nada se um micro der pau. É só escrever online e, de vez em quando, salvar uma cópia no micro.
Recentemente o Google comprou o Writely, o que deve futuramente deixar o serviço integrado à plataforma GMail. Sei que o Google será o próximo Big Brother, mas mesmo assim vale a pena acompanhar o que ele faz... Se o GMail se tornar um Office online completo (só falta um calendário e um serviço "oficial" de backup de arquivos), as pessoas poderão ter, apenas, uma "Gmesa" de trabalho...
Sílvia, isso tem a ver com priorizar o que for importante/ urgente, sei lá.
Tentarei explicar exemplificando:
Trabalhos pré-definidos:
exemplo 1: Toda semana os vendedores viajam, chegam, e prestam conta comigo. Depois da prestação de contas, é preciso preparar tudo para eles viajarem na segunda. Fiz um checklist para subdividir esse ciclo em partes menores. Estou com tempo, disposição, e no contexto adequado. Então vou aproveitar para começar a fazer algumas subtarefas.
exemplo 2: Você está andando pelo centro da cidade e tem 30 minutos antes do próximo compromisso. Resolve dar uma olhada na sua lista @Errands e vê que tem uma próxima ação dizendo para ir ao banco tirar talões de cheques. Então, vc vai lá, e tira.
Trabalhos que aparecem ad-oc / on-demand
exemplo 1: Estou trabalhando no exemplo 1 acima e o telefone toca. É um cliente do outro lado da linha querendo que eu resolva um problema urgente...
exemplo 2: Na volta do banco, antes de ir para o compromisso, entro no carro e o pneu furou.
Definir o trabalho:
exemplo 1: Toda semana os vendedores chegam, e eles prestam conta comigo. Depois
da prestação de contas, é preciso preparar tudo para eles viajarem na
segunda. Fiz um checklist para subdividir esse ciclo em partes menores. Esta é uma atividade importante e que precisa
ser feita até o fim de semana. Se eu deixar acumular tudo para o último
dia, ficarei sobrecarregado. Então vou começar a fazer logo, vou priorizar isto.
exemplo 2: Você está em casa, revisou sua lista de projetos, olhou suas listas de próximas ações e vê que precisa ir ao banco tirar talões de cheque. Então vc sai de casa já com essa intenção de ir ao banco...
Este trecho já havia lido e relido no livro e não entendi a diferença entre trabalhos pré-definidos e definir o trabalho. Trabalho à medida que aparece, este conheço bem. Pode, por favor, exemplificar?
Silvia - BH
> Sobre o seu dia não ser estruturado, acho que inconscientemente vc já usa o
> "modelo tríplice para avaliar o trabalho diário" (dê uma olhada no no
> capítulo 9), que diz que geralmente nos envolvemos em três tipos de > atividades: fazemos trabalhos pré-definidos, fazemos os trabalhos à medida > que aparecem, e/ou definimos nosso trabalho. >
> - Enoch Filho - > Jequié, Bahia >
On 3/29/06, Azevedo <antonioazevedo@...> wrote:
> O estilo "saltitante e disperso" da organização pessoal é o principal FDP
> (tradução: Foco do Problema) que você deve combater...
Não é nada fácil ser assim... Mas não tenho DDA, apenas um foco aberto.
> E por isso fará um esforço para usar uma
> metodologia mista, ToDo Lists e GTD, mesmo que isto necessite de alguma
> elaboração pessoal, de início.
Isto mesmo!
> É assim mesmo - a maioria das pessoas que fazem GTD preferem fazer
> adaptações pessoais, E existem algumas extremamente criativas. Eu gosto,
> particularmente, da solução "Jacques Turbe's TiddlyWiki2 PIMto GetThingsDone
(...)
Já gastei horas e dias com os wikis há meses atras. Não me adaptei.
Os textos do Jacques Turbe neste wiki são mais claros do que os
comentários dele que vejo no grupo. Não os conhecia.
> Outra solução ht que recomendo para muita gente é usar o GMail (...)
Preferiria Yahoo! Uso muitos recursos do My Yahoo! mas com conexão
discada o bloco de notas não funciona rapidamente. Uso o calendário do
Y! e seus lembretes somente como disse "aquilo que efetivamente está
definido que vai acontecer em um local e tempo especifico ". No mais,
fiquei fã do Golden Section Notes. Penso que estou mais para "Analog
GTD", isto é, preferindo os recursos concretos de lápis e papel para
coleta e programas bem simples.
> Você comenta também como é difícil se organizar em casa, pois você tem
> muitas interrupções. Você terá que pensar em como resolver isso.(...)
É, já há um mês venho tentando fechar a porta e ficar no quarto pelo
menos pra ler alguma coisa. Por outro lado, dado a dinâmica da casa,
prefiro deixar de lado a minha parte e participar das atividades
externas.
Muito obrigada por seu detalhado comentário!
Silvia
Enoch,
Este trecho já havia lido e relido no livro e não entendi a diferença
entre trabalhos pré-definidos e definir o trabalho. Trabalho à medida
que aparece, este conheço bem.
Pode, por favor, exemplificar?
Silvia - BH
On 3/30/06, Enoch! <enoches@...> wrote:
> Sobre o seu dia não ser estruturado, acho que inconscientemente vc já usa o
> "modelo tríplice para avaliar o trabalho diário" (dê uma olhada no no
> capítulo 9), que diz que geralmente nos envolvemos em três tipos de
> atividades: fazemos trabalhos pré-definidos, fazemos os trabalhos à medida
> que aparecem, e/ou definimos nosso trabalho.
>
> - Enoch Filho -
> Jequié, Bahia
>
On 3/30/06, Enoch! <enoches@...> wrote:
> Agora eu é que vou meter o bedelho, rss
Bem-vindo!
sigo o conselho
> de Allen, que diz que nós já sabemos intuitivamente o que precisamos
> priorizar, e podemos fazer a escolha baseada naquele modelo de 4 critérios
> que Azevedo falou na mensagem anterior.
Tenho grande dificuldade em saber o que é importante por ser detalhista.
Ao fazer o roteiro diário e ir atribuindo um valor a cada tarefa,
consigo ter um pouco de noção. Não posso me guiar por este senso que
não tenho desenvolvido, pois me perco, esqueço do que precisa ser
feito.
> Eu utilizo um palm para manipular minhas listas. O palm me dá a opção de
> priorizar as tarefas de 1(mais importante) a 5 (menos importante), e também
> me dá a flexibilidade de mostrar as tarefas por ordem de prioridade, data de
> conclusão, ou categoria.
(...)
Estou usando o GSNotes - Golden Section Notes - onde anotei algumas
próximas ações por contexto e alguns projetos que tenho esboçado. É um
programa muito simples, notas em pastas hierarquizadas com formatação.
Dá pra colocar muita coisa lá sem em perder nos detalhes. Vi os
outros programas, MLO (My LIfe Organized), Essential PIM, EverNote e
Tao Note. Não necessito da complexidade que oferecem.
Muito interessante sua priorização. Parece-me difícil não ter nehuma
para quem tem dificuldade em se organizar.
Um abraço,
Silvia - BH
Sobre o To Do Lists de Don Wetmore, o importante é que está funcionando bem pra você, e vc se sente confortável. Pelo que vc escreveu, vejo que esta categorização A, B, C, D pode ser útil para priorizar os projetos, mas não exatamente as próximas ações...
No meu caso, eu não utilizo essa priorização explícita, pois sigo o conselho de Allen, que diz que nós já sabemos intuitivamente o que precisamos priorizar, e podemos fazer a escolha baseada naquele modelo de 4 critérios que Azevedo falou na mensagem anterior.
Eu utilizo um palm para manipular minhas listas. O palm me dá a opção de priorizar as tarefas de 1(mais importante) a 5 (menos importante), e também me dá a flexibilidade de mostrar as tarefas por ordem de prioridade, data de conclusão, ou categoria.
Mas eu costumo utilizar as prioridades 1 a 5 apenas quando quero colocar alguns ítens no topo da lista, pra eu visualizar primeiro, e ainda configuro o palm para não me mostrar qual prioridade que eu marquei. Também evito (mas nem sempre) colocar uma data de conclusão em tarefas que não tenha dia/ hora específica para ser feita.
Sobre o seu dia não ser estruturado, acho que inconscientemente vc já usa o "modelo tríplice para avaliar o trabalho diário" (dê uma olhada no no capítulo 9), que diz que geralmente nos envolvemos em três tipos de atividades: fazemos trabalhos pré-definidos, fazemos os trabalhos à medida que aparecem, e/ou definimos nosso trabalho.
Quero escrever-lhe com mais detalhe. Pra já, tenho sempre um roteiro para combater a dispersão e dar rumo ao dia. Tenho o dia pouco estruturado porque estou em casa e não há crianças.
Seguindo a orientação do Don Wetmore, A são as tarefas principais, importantes, urgentes ou algo que quero fazer. B significa secundário, não me importar muito, C significa "se der", D diria, preste atenção que não é importante, e E usei uma única vez (foi-me muito útil!).
Ao atribuir um valor a uma tarefa exercito a discriminação do que é importante ou não. Responder a este email, a rigor, é letra C ou D, mas como o assunto é dos que mais gosto e no qual vou ficar pensando, o valor é A.
Minhas listas não me trazem nenhuma sensação de insatisfação, a não ser quando as faço descuidadamente. Estas listas, por inércia, desânimo, podem ser muito curtas. Longas demais é muito raro, até constatar que se por vários dias adiava atividades que se acumulavam, teria depois que reservar algumas tardes para cumprí-las.
...
Check lists sempre as tive, acrescentei novas e agora com o GTD vejo-as ainda mais valorizadas.
Listas de comentários, de observações, de avaliação de projetos foram surgindo, um tanto confusas. O GTD esclarece como ordenar tudo isto.
A impressão que tenho é que o GTD tornará as coisas mais eficientes, mas duvido que tenha o notável impacto da To Do List que de fato, mudou minh vida. Não, não passei a ter outra vida, mas conduzo-a de outra forma, ainda sem grande energia ams com menos desperdício e confusões emocionais.
Enoch, o exemplo se refere às listas - To Do Lists e os benefícios do
seu uso. Mas entendi seu comentário, obrigada!
Silvia
--- Em gtdbr@..., "Enoch Filho" <enoches@g...> escreveu
>
> Sílvia,
>
> O lembrete "Pagar a conta X" devia estar, a princípio, no Calendário
e/ou no Tickler, e não em uma lista de coisas à fazer, por contexto.
>
O lembrete "Pagar a conta X" devia estar, a princípio, no Calendário e/ou no Tickler, e não em uma lista de coisas à fazer, por contexto.
Porém, se vc vai sair de casa para fazer algumas coisas ("pequenas missões"/ Errands), aí sim vale a pena fazer um pequeno roteiro (lista) temporário, ex:
"Já que eu vou à cidade porque tenho que pagar a conta X, deixa eu ver quais outras coisas precisam ser feitas por lá e que, se der, eu gostaria de fazer agora":
* Pagar a conta X * Visitar Joaninha * Passar na loja tal pra ver se chegou tal coisa
Abs,
Enoch
===================================
--- Em gtdbr@..., "silvialves225" <silvia225a@g...> escreveu > > Algumas vezes, meio desorientada sem saber como conduzir o dia, bato > os olhos na lista: "Pagar conta X". Pronto, definido o dia, e a partir > da necessidade de ter de sair, organizo o dia e sou salva de uma multa! > (Não sou afeita a pagar contas em atraso.) > > Silvia >
Sílvia, estão excelentes os seus comentários sobre o seu dia a dia à bordo da nau GTD...
Como somos adeptos da economia de tempo, não vou escrever vários emails de resposta e sim um email só, com os pontos que gostei dos seus últimos cinco e-mails.
O estilo "saltitante e disperso" da organização pessoal é o principal FDP (tradução: Foco do Problema) que você deve combater... - pois há um risco de tornar a tarefa de Coleta improdutiva. :-)
David Allen recomenda que façamos toda uma Coleta completa para que sintamos que o nosso sistema é "confiável" (trusted system). Só um sistema confiável é que traz as vantagens da "mente limpa" e nos faz sentir que podemos deitar a cabeça no travesseiro e não deixamos nenhuma tarefa de sobreaviso. Só assim reduzimos o nivel de adrenalina e evitamos o estresse...
Pessoalmente, considero que, se pelo menos fizermos 90% da Coleta, já dá para sentirmos os benefícios.
Você mesmo relata um benefício quando detalhou uma NA (Next Action = Próxima Ação) mais específica. E pelo que deu a entender, você não fez a Coleta, já passando para uma fase de Processamento ulterior, pelo menos nesta Tarefa/Projeto (é uma tarefa se só tem um passo, e é um Projeto se tem mais de um passo).
Você relata também os benefícios da discriminação que a ToDo Lists de Don Wetmore lhe dá. Este é um procedimento de avaliação, portanto de Processamento. É lógico que, graças à ela, você não é totalmente "verde" em administração de tempo... E por isso fará um esforço para usar uma metodologia mista, ToDo Lists e GTD, mesmo que isto necessite de alguma elaboração pessoal, de início.
É assim mesmo - a maioria das pessoas que fazem GTD preferem fazer adaptações pessoais, E existem algumas extremamente criativas. Eu gosto, particularmente, da solução "Jacques Turbe's TiddlyWiki2 PIMto GetThingsDone ". É uma que pode ser feita no computador ou online, se você puder subi-la para um espaço na Web, e por isso a intitulo uma solução "ht"(high technology) e requer algum estudo para se adaptar a ela.
Outra solução ht que recomendo para muita gente é usar o GMail (com seus recursos de etiquetas e pesquisas avançadas) não só como controle de emails como também como gerenciador de tarefas, apenas adicionando um calendário externo (recomendo também um online, seja no AirSet ou no Calendars.Net ) como complementação do sistema.
Mais um ponto específico sobre GTD que li nesta mensagem: você disse que escreve, na Agenda, a orientação do que vai fazer na semana. Eu recomendaria pensar em mudar isso.
Escreva na Agenda (que prefiro chamar de Calendário, pois é isso o que realmente ela é) apenas os Compromissos marcados, as Tarefas específicas que tem data e/ou horários fixos, e o Histórico do que realmente aconteceu, não do que pretende fazer.
Se você se acostuma a escrever no Calendário o que VAI fazer, o seu Calendário deixa de ser um "trusted system". Isto é, o que está escrito nele não é necessáriamente verdade, sendo sujeito à modificações.
Tudo bem, nem todo tipo de Compromisso é impossível de ser adiado, cancelado ou remarcado. É por isso que prefiro sistemas online, onde as rasuras ficam invisíveis. Mas, em geral, só coloco nos Calendários aquilo que efetivamente está definido que vai acontecer em um local e tempo especifico - ou que aconteceu em um local e tempo específico.
Tarefas devem ficar em uma lista especifica. Se você utiliza o sistema do ToDo Lists para definir a prioridade das suas tarefas, está fazendo algo que no GTD é chamado "Modelo dos Quatro Critérios": Contexto, Energia, Tempo e Prioridade.
Isto é, avaliando se aquela tarefa é adequada a ser feita pois se pertence ao mesmo contexto de trabalho ou local, se você dispõe no momento da energia vital física e da motivação emocional para fazê-la, se está no prazo para fazer isto (urgência) e se ela é importante ou não.
Você comenta também como é difícil se organizar em casa, pois você tem muitas interrupções. Você terá que pensar em como resolver isso, para levar a sua organização a sério. Talvez precise combinar com outras pessoas um "horário só para você".
Muitos executivos que praticaram por bastante tempo a política de "portas abertas" perceberam que esta acaba deixando muito reduzido e fragmentado o seu tempo discricionário (tempo de controle pessoal). E se fechassem a porta, perdiam o contato e a agilidade decisória. Assim, acabaram experimentando um sistema misto: um período de portas abertas e um período de portas fechadas. Isto é algo cultural; talvez você possa pensar em adaptar este tipo de idéia para seu caso.
Grande Abraço e continue nos mandando os seus relatos. Estão sendo muito úteis.
Algumas vezes, meio desorientada sem saber como conduzir o dia, bato
os olhos na lista: "Pagar conta X". Pronto, definido o dia, e a partir
da necessidade de ter de sair, organizo o dia e sou salva de uma multa!
(Não sou afeita a pagar contas em atraso.)
Silvia
Curiosamente, (mas não tanto pois é o esperado) é em casa que ainda
fico vaga e confusa. O progresso maior destas listas ao longo de dois
anos, listas como roteiros, ocorre nas saídas.
Passei a ter discernimento do tempo, do que dá pra fazer, do que é
melhor adiar na rua para serviços ou compras. Surpreendi-me muitas,
muitas vezes com ótimas idéias espontaneas que me permitiram agrupar
atividades ou ajustar o roteiro ao local ou tempo disponível.
Como "cronicamente atrasada", consegui com surpresa e alegria estar
com as coisas concluídas na hora combinada. Ou, ao menos sou capaz de
combianr um rearranjo de horários.
Já em casa a dinâmica é diferente. Há constantes interrupções ou
locais que ficam interditados quando quero estar lá (tem outras
pessoas e prefiro estar só). E há esta inesgotável fonte de dispersão
que é a internet.
Silvia
Quero escrever-lhe com mais detalhe. Pra já, tenho sempre um roteiro para combater a dispersão e dar rumo ao dia. Tenho o dia pouco estruturado porque estou em casa e não há crianças.
Seguindo a orientação do Don Wetmore, A são as tarefas principais, importantes, urgentes ou algo que quero fazer. B significa secundário, não me importar muito, C significa "se der", D diria, preste atenção que não é importante, e E usei uma única vez (foi-me muito útil!).
Ao atribuir um valor a uma tarefa exercito a discriminação do que é importante ou não. Responder a este email, a rigor, é letra C ou D, mas como o assunto é dos que mais gosto e no qual vou ficar pensando, o valor é A.
Minhas listas não me trazem nenhuma sensação de insatisfação, a não ser quando as faço descuidadamente. Estas listas, por inércia, desânimo, podem ser muito curtas. Longas demais é muito raro, até constatar que se por vários dias adiava atividades que se acumulavam, teria depois que reservar algumas tardes para cumprí-las.
Portanto, tem um bom tamanho e seguindo ainda o Don Wetmore, o acrescentar alguma tarefa a mais não a prejudica, porque a lista do dia serve como roteiro e não há obrigação de fazer tudo.
O recurso é ter listas longas de pendencias, ou de compras (no GTD @errands) e usá-las pra consulta. Isto já fazia antes do GTD, mas o enfoque do autor, D. Allen, torna mais eficiente qualquer listagem.
Aos poucos, passei a fazer na agenda os pontos principais da semana à guisa, novamente, de orientação geral.
Naturalmente aconteceu de perceber a necessidade de uma revisão e anotar a avaliação das listas do mês.
Check lists sempre as tive, acrescentei novas e agora com o GTD vejo-as ainda mais valorizadas.
Listas de comentários, de observações, de avaliação de projetos foram surgindo, um tanto confusas. O GTD esclarece como ordenar tudo isto.
A impressão que tenho é que o GTD tornará as coisas mais eficientes, mas duvido que tenha o notável impacto da To Do List que de fato, mudou minh vida. Não, não passei a ter outra vida, mas conduzo-a de outra forma, ainda sem grande energia ams com menos desperdício e confusões emocionais.
Tinha um ótimo contato com uma moça, mas nos últimos meses deixou de
ser bom. Recentemente, pediu-me ajuda para um problema no qual está
sendo injustiçada. Fui evasiva, mas não gostei da minha atitude.
Passado um mês, quis reaparecer. Como telefonar? E se ela me achasse
omissa?
Pois bem, qual era a exata proxima ação? Precisava de ter uma resposta
técnica pra apresentar-lhe. A proxima ação não era telefonar-lhe, mas
obter a informação. Não só obtive como confirmei que meu comportamento
não estava errado.
Não é que hoje, justamente numa manhã linda depois de muita chuva a
moça me telefona toda alegre? Como foi bom estar preparada. Pude
recebê-la bem, sem estar na defensiva.
Não fosse este conceito de próxima ação, teria ficado parada, sem
querer retomar o contato, envergonhada e indefinida, adiando e tendo
o incomodo de pensar toda hora na situação.
Silvia
Antônio e Enoch,
Abri o pacote de 500fls, retirei algumas e comecei. Bom, nas primeiras
coloquei algumas orientações e minha versão do esquema do DA. (Não
gosto de gráficos).
Depois, seguindo alguam orientação que li em algum forum, escrevi o
que bem quis escrever. Estou com muita coisa acumulada, mas tenho a
prática regular de vida inteira de remover o que está fora de uso.
(uma folha é justamente a anotação para dar o retorno neste grupo)
Peguei alguns livros e anotei alguma coisa a fazer.
No dia seguinte não tive oportunidade de lidar.
Hoje, quando retornei, havia um grupo de livros sobre administração do
tempo, seis títulos. Resultou que decidi guardar alguns. Anotei o que
fazer com eles no futuro e um, que está muito bom decidi que irá pro
sebo (onde encontrei e comprei outro ótimo no sábado).
Como vê, estilo saltitante e disperso.
Silvia
--- Em gtdbr@..., "silvialves225" <silvia225a@g...>
escreveu
> Na época em que comecei as "To Do Lists" o próprio desenrolar resultou
> em muita satisfação. Volto a dizer, não é que falhou o meu sistema,
> foram muitos problemas alheios à minha vontade ou ação.
Sílvia, se for possível, dê um depoimento mais detalhado de como foi o
seu processo com as "ToDo Lists". Como implementou, suas dúvidas, como
resolveu...
Voces não sabem com quem estão lidando...consigo complicar muito!
Mas, após dois anos de bom treinamento, nem vou me importar com isto e
vou por em prática. Depois, peço-lhes que de novo me corrijam.
Estou tão animada!
Na época em que comecei as "To Do Lists" o próprio desenrolar resultou
em muita satisfação. Volto a dizer, não é que falhou o meu sistema,
foram muitos problemas alheios à minha vontade ou ação.
O estar recuperando a agilidade em executar as coisas deve-se a vários
fatos mas dentre eles, o Enoch abrir o grupo para conversar em
português com gente que conhece como funcionam as coisas e as gentes
por aqui, deixou-me mais confiante em ter apoio para entender.
Antonio e Enoch, muito obrigada pelas orientações. Continuo sem
entender o porque das folhas (parece-me que não seria necessário) mas
vou abrir agora o pacote e fazer algo.
Bom fim de semana,
Silvia
Amananhã vou começar a coleta. Comprei a resma e uma pasta de 31 entradas. (Seguindo as recomendações!) Vejamos se entendi. Em cima da mesa há uma caixa com CDs. Alguns ficarão lá mesmo, em ordem alfabética para eu ouvir. Algum dia posso
registrá-los num programa para saber o que tenho. De qualquer forma ficarão nesta caixa e nesta mesa até que tenha outro lugar que não imagino no momento(isto é um projeto?). Há outros para os quais tenho ação: checar se foram gravados e outros, fazer cópias.
...."
===> Olha só, neste primeiro momento - a coleta - não precisa fazer esforço pra identificar a
próxima ação. Isto será feito durante a fase do processamento. Agora, limite-se a tranpor para o papel tudo o que vier à sua mente.
"Pra cada CD que tem ação uma folha? É isto? Para fazer um registro futuro, outra folha?
E a pilha de 500 folhas, será preenchida? heheheh, acho que umas 1500..."
===> Não! No caso dos CDs que estão em cima da mesa, vc já sabe que realmente quer deixá-los onde estão e como estão. Isto não requer nenhuma ação, e portanto não precisa anotar isto numa folha de papel.
Quanto a querer, algum dia, registrá-lo num programa, isto sim é um projeto: "Catalogar os Cds num programa eletrônico". Porém, muito provavelmente, este projeto não estará ativo agora, pelo que vc falou. Ele irá para uma lista de coisas à fazer talvez algum dia, e portanto, não terá uma próxima ação agora.
Depois as fitas, os livros, os papéis. Pra cada grupo cuja conduta
será a mesma , posso usar uma única folha?
===>Sim. Pode escrever pelo lote todo: "Organizar os CDs", "Organizar as fitas que estão debaixo da cama", etc
Muito detalhista, por isto pergunto para não me perder.
um abraço, obrigada, Silvia
Ah! Não esqueça de começar pela coleta física, ok?
Azevedo, seja bem vindo! Sílvia, acho que o Azevedo já te convenceu o porquê de tanto papel...
Algumas considerações: Dependendo de como (e onde) vc montar seu sistema de organização, nem todo projeto necessitará de uma "pasta" em papel. Essas folhas A4 que vc fará a coleta, algumas poderão/ precisarão ser guardadas, outras não.
Tenho mais coisas a dizer, li as outras mensagens enviadas ao grupo, mas essa semana estou com uns probleminhas que estão demandando mais minha atenção... logo logo estarei de volta!
--- Em gtdbr@..., "silvialves225" <silvia225a@g...> escreveu >
> Peguei um monte de folhas de papel para rascunho (folhas de oficio
cortadas no meio, por exemplo), e fui anotando tudo que vinha à minha mente, que estavam em aberto e que precisavam de uma solução: coisas importantes ou não, complicadas ou fáceis, de casa, do trabalho, etc... tudo que vinha à cabeça! Anotei apenas uma coisa em cada
folha, como sugeriu David Allen no livro. > > Pode me explicar (o melhor é dizer, "pode me convencer, por favor") porque usar uma folha para cada coisa na coleta?
===========
Com licença, vou meter o bedelho nesta resposta. Fomos ensinados desde
pequenos a não desperdiçar papel. E fazer uma lista em apenas uma folha parece, de início, mais prático. Contudo uma folha grande, contendo apenas um assunto, é a melhor forma de gerenciarmos os assuntos para fazer a coleta.
Porquê? Futuramente teremos que separar os assuntos, seja colocando em um "Tickler" (arquivo de lembretes) em datas diferentes; seja para colocar em um Projeto específico. E assim não teremos o retrabalho de
escrever de novo, algo que cria uma resistência mental e pode fazer com que não concretizemos a tarefa de coleta de "tralha" de uma só vez. Além do mais, muitas vezes esta folha recebe, depois, informações
adicionais, sobre o mesmo projeto. Talvez até tenhamos que juntar várias destas folhas em um projeto só...
Eu recomendo usar uma folha grande, A4, e não uma folha dobrada. Porquê? Muitos dos materiais que farão parte de uma pasta de Projeto
virão no tamanho carta, A4 ou Ofício. Alguns não poderão ser dobrados (documentos etc). Por isso acredito que o melhor tamanho para o arquivo de Projetos e o formato Ofício. E mesmo o Tickler, se tiver este tamanho também, permitirá que passemos rápido da fase de Coleta
para a fase de Classificação.
Em meu caso pessoal, eu me preparo para a fase da coleta com uma resma de papel A4, um grampeador, sacos plásticos de celofane transparentes no formato A4 (para guardar coisas miúdas junto com uma folha de rosto
A4, e manter dentro do mesmo sistema) e também folhas de etiquetas e caneta hidrocor preta, para escrever as etiquetas.
Silvia Alves escreveu Amanhã vou começar a coleta. Comprei a resma e uma pasta de 31 entradas. (Seguindo as recomendações!) Vejamos se entendi. Em cima da mesa há uma caixa com CDs. Alguns ficarão lá mesmo, em ordem alfabética para eu ouvir. Algum dia posso registrá-los num programa para saber o que tenho. De qualquer forma ficarão nesta caixa e nesta mesa até que tenha outro lugar que não imagino no momento(isto é um projeto?). Há outros para os quais tenho ação: checar se foram gravados e outros, fazer cópias.
- Próximas ações: @ computer - checar se foram gravados - fazer cópias (nada tem data) @ no centro - entregar a minha amiga
Pra cada CD que tem ação uma folha? É isto? Para fazer um registro futuro, outra folha? E a pilha de 500 folhas, será preenchida? heheheh, acho que umas 1500...
Depois as fitas, os livros, os papéis. Pra cada grupo cuja conduta será a mesma , posso usar uma única folha? ========== Antonio Azevedo:
Oi, Sílvia! Se bem entendi, "Copiar CDs" é um Projeto só. E é um Projeto com vários passos: - copiar o CD 1; - copiar o CD 2; - entregar nesta semana os CDs já prontos para a minha amiga no Centro; - ouvir o CD 3; - fazer um banco de dados dos CDs - etc.
Você pode abrir uma folha de Projeto, contendo uma lista dos CDs e/ou uma referência de onde estarão guardados (pois é muito volumoso para colocar na caixa de Coleta).
Basta uma folha de papel para anotar o que é o Projeto (sugiro sempre utilizar o 5W2H ao descrever um Projeto), e quais são os passos, especificando a Próxima Ação.
Mas sugiro que os retire de cima da mesa de trabalho e arranje um lugar simpático em alguma estante, fora da área de trabalho principal.
A mesma coisa para os livros, como por exemplo: Projeto: Arrumar a estante de livros NA (Next Action): - Comprar/Fazer divisórias de metal ou papel - Especificar os Assuntos - Etiquetar ou escrever os Assuntos nas divisórias - Retirar os livros para o chão; - Vaporizar produto anti-traça e cupim na estante; - limpar/desinfetar rápidamente cada livro e separar por Assunto; - Recolocar na estante.
Isto mesmo? Checando.
Amananhã vou começar a coleta. Comprei a resma e uma pasta de 31
entradas. (Seguindo as recomendações!)
Vejamos se entendi. Em cima da mesa há uma caixa com CDs. Alguns
ficarão lá mesmo, em ordem alfabética para eu ouvir. Algum dia posso
registrá-los num programa para saber o que tenho. De qualquer forma
ficarão nesta caixa e nesta mesa até que tenha outro lugar que não
imagino no momento(isto é um projeto?). Há outros para os quais tenho
ação: checar se foram gravados e outros, fazer cópias.
- Próximas ações:
@ computer
- checar se foram gravados
- fazer cópias (nada tem data)
@ no centro
- entregar a minha amiga
Pra cada CD que tem ação uma folha? É isto?
Para fazer um registro futuro, outra folha?
E a pilha de 500 folhas, será preenchida? heheheh, acho que umas 1500...
Depois as fitas, os livros, os papéis. Pra cada grupo cuja conduta
será a mesma , posso usar uma única folha?
Muito detalhista, por isto pergunto para não me perder.
um abraço,
obrigada,
Silvia
--- Em gtdbr@..., "silvialves225" <silvia225a@g...>
escreveu
>
> Peguei um monte de folhas de papel para rascunho (folhas de oficio
cortadas no meio, por exemplo), e fui anotando tudo que vinha à minha
mente, que estavam em aberto e que precisavam de uma solução: coisas
importantes ou não, complicadas ou fáceis, de casa, do trabalho,
etc... tudo que vinha à cabeça! Anotei apenas uma coisa em cada
folha, como sugeriu David Allen no livro.
>
> Pode me explicar (o melhor é dizer, "pode me convencer, por
favor") porque usar uma folha para cada coisa na coleta?
===========
Com licença, vou meter o bedelho nesta resposta. Fomos ensinados desde
pequenos a não desperdiçar papel. E fazer uma lista em apenas uma
folha parece, de início, mais prático. Contudo uma folha grande,
contendo apenas um assunto, é a melhor forma de gerenciarmos os
assuntos para fazer a coleta.
Porquê?
Futuramente teremos que separar os assuntos, seja colocando em um
"Tickler" (arquivo de lembretes) em datas diferentes; seja para
colocar em um Projeto específico. E assim não teremos o retrabalho de
escrever de novo, algo que cria uma resistência mental e pode fazer
com que não concretizemos a tarefa de coleta de "tralha" de uma só
vez. Além do mais, muitas vezes esta folha recebe, depois, informações
adicionais, sobre o mesmo projeto. Talvez até tenhamos que juntar
várias destas folhas em um projeto só...
Eu recomendo usar uma folha grande, A4, e não uma folha dobrada.
Porquê? Muitos dos materiais que farão parte de uma pasta de Projeto
virão no tamanho carta, A4 ou Ofício. Alguns não poderão ser dobrados
(documentos etc). Por isso acredito que o melhor tamanho para o
arquivo de Projetos e o formato Ofício. E mesmo o Tickler, se tiver
este tamanho também, permitirá que passemos rápido da fase de Coleta
para a fase de Classificação.
Em meu caso pessoal, eu me preparo para a fase da coleta com uma resma
de papel A4, um grampeador, sacos plásticos de celofane transparentes
no formato A4 (para guardar coisas miúdas junto com uma folha de rosto
A4, e manter dentro do mesmo sistema) e também folhas de etiquetas e
caneta hidrocor preta, para escrever as etiquetas.
Antonio Azevedo
http://synectics.cjb.net
Peguei um monte de folhas de papel para rascunho
> (folhas de oficio cortadas no meio, por exemplo), e fui anotando
tudo que> vinha à minha mente, que estavam em aberto e que precisavam
de uma >solução: coisas importantes ou não, complicadas ou fáceis, de
casa, do >trabalho, etc... tudo que vinha à cabeça! Anotei apenas uma
coisa em >cada folha, como sugeriu David Allen no livro.
Enoch,
Pode me explicar (o melhor é dizer, "pode me convencer, por
favor")porque usar uma folha para cada coisa na coleta?
Silvia
Por razões relacionadas ao desanimo, muita coisa acumulou. Recebi para uma biblioteca pilhas de livros e de jornais limpar e selecionar. Um caos as pilhas pela casa. Meses. Quanto mais cresciam, maior o desânimo. Nestes últimos três dias comecei a arrumar e estou de fato limpando áreas, a coisa que mais queria fazer antes de qualquer outra. (Acredita que até peguei uma régua para medir uma das 3 pilhas? nem usei pra as outras... a primeira pilha já sumiu...)
Digamos, estou conseguindo remover um caminhão. Para o próximo caminhão (coisas minhas) posso fazer como me sugere, seguindo a risca.
Entretanto, conclui a leitura atenta do livro. Li também vários comentários para iniciantes nos foruns e grupos e parece que comecei a entender melhor o quanto é simples (mas exigente e compensador) o GTD.
Estou usando um organizador de notas e lá comecei a colocá-las. Coloquei por contexto e anotei os projetos e estou acrescentando mais a cada dia. Não sei dizer exatamente em que dia isto se deu. A cada etapa tenho notado melhoras.
Quais? Coloquei o projeto visitar uma pessoa que está doente e há quatro anos não a visito. (As pessoas se referiam a um loooooooongo corredor e eu nem me animava a ir.) A próxima ação era telefonar para obter endereço e orientação como chegar. Há quatro dias, numa sexta, como estava na região dirigi-me até lá. Duas surpresas, muito fácil, pois fica na rua paralela à via que sempre uso (!!!) e a visita foi feita em poucos minutos (nenhuma necessidade de demorar, mas sim de repetir com frequência).
Além disso, estou resolvendo o mais antigo problema na internet: não sabia quando parar. Anotei (em contextos) o que quero fazer e assim que termino posso desligar com firmeza, sem hesitação, sem sentir que está faltando algo. Isto constitui grande avanço após inúmeras tentativas: roteiros on-line, listas no papel, brigas comigo como um bêbado que não se corrige, cronometros, despertador.
Como quer que seja, o grande marco para mim foi há dois anos. O GTD pode significar uma nova etapa mas a deslanchada mesmo foi quando aprendi com o Don Wetmore a fazer a To Do List a cada noite. A ponto de, quando surge a lembrança de um evento passado nos qual houve uma falha, logo percebo que ocorreu antes da To Do List, porque depois dela muita coisa foi "salva", teve rumo diferente.
um abraço e muito obrigada, Silvia
--- Em gtdbr@..., Enoch! <enoches@g...> escreveu > > Olá Sílvia! > > Eu fiz - e recomendo - a coleta de uma só vez. > Veja bem: coletar é diferente de processar e de organizar. Na coleta, vc apenas junta tudo num só lugar - as coisas materiais e as coisas que estão na sua cabeça.
> Pelo que vc falou, parece que vc está > coletando, processando, organizando e até "fazendo" ao mesmo tempo, não é? >
Eu fiz - e recomendo - a coleta de uma só vez. Mas isso não quer dizer que um dia seja suficiente! rs
Veja bem: coletar é diferente de
processar e de organizar. Na coleta, vc apenas junta tudo num só lugar - as coisas materiais e as coisas que estão na sua cabeça.
Eu demorei dois dias só coletando, mais três a quatro dias processando/ organizando.
Comecei pela coleta física: juntei tudo que era papel solto, gavetas, etc. Se não dava pra trazer algo, eu anotava num pedaço de papel e colocava no bolo, ex: "armário de madeira", "gavetas da mesa de metal", etc. Em seguida fiz a coleta mental:
Peguei um monte de folhas de papel para rascunho (folhas de
oficio cortadas no meio, por exemplo), e fui anotando tudo que vinha à minha mente,
que estavam em aberto e que precisavam de uma solução: coisas importantes
ou não, complicadas ou fáceis, de casa, do trabalho, etc... tudo que
vinha à cabeça! Anotei apenas uma coisa em cada folha, como sugeriu David Allen no livro.
Eu recomendo fazer a coleta de uma só vez porque, primeiro: isso estabelece um marco, um ponto de transição, o início de um novo ciclo. Segundo, ao fim, o cansaço + a noção do volume de coisas que vc tem a administrar dá uma sensação muito boa, é como se tirasse um peso enorme das costas e a mente fica leve...
é como se ficassemos dopados...
Veja bem, fazer a coleta de uma só vez não quer dizer que vc vai organizar tudo de uma só vez, entende? Pelo que vc falou, parece que vc está coletando, processando, organizando e até "fazendo" ao mesmo tempo, não é?
Sobre a coleta, no livro, recomendo ler os capítulos 2 e 5. No meu blog, também escrevi algo relacionado.
Gostaria de saber como você fez sua coleta - de uma única vez ou aos poucos? Eu tenho feito continuamente, o que provavelmente significa que ainda não a fiz de vez. Já fiz aqui no computador: tudo o que tenho para fazer (organizar pastas, back-ups, cópias de CD).
Penso em fazer esta coleta de implementação por locais. O que está no meu quarto, na sala, no escritório, em intervalos de duas horas. Qual sua opinião?
Enoch,
Gostaria de saber como você fez sua coleta - de uma única vez ou aos
poucos? Eu tenho feito continuamente, o que provavelmente significa
que ainda não a fiz de vez. Já fiz aqui no computador: tudo o que
tenho para fazer(organizar pastas, back-ups, cópias de CD).
Penso em fazer esta coleta de implementação por locais. O que está no
meu quarto, na sala, no escritório, em intervalos de duas horas. Qual
sua opinião?
Silvia
Há alguns anos um colega acabou com as dívidas de uma associação,
comprou uma nova casa e fez o grupo, que vivia no vermelho, ganhar
dinheiro. Um dia, sentou-se na minha sala e me ensinou como qualquer
um deve lidar com o dinheiro para viver bem. Desde sua explicação,
nunca mais minha vida financeira ficou desorganizada. Passei adiante o
que parece ser óbvio e fez-me tanto bem.
Há uns dois anos, encontrei na internet dicas para lidar com o tempo.
Novamente, grande mudança. Embora sempre tenha convivido com pessoas
organizadas e dinâmicas, se a natureza não ajuda, só mesmo um método
para aprender ; ) .
Grande dificuldade em ter foco, metas, priorizar, organizar-me
temporalmente (fisicamente não tenho problemas. Durante muito tempo, a
prática da lista diária encheu-me de disposição; o progresso era
visível. Careço de novo empurrão para avançar na conquista desta minha
natureza indolente.
Descobri o GTD indiretamente e em parcelas quando buscava por novas
dicas para lidar com o tempo. No momento, releio o livro com atenção.
O sistema em si não o implementei ainda. Uso algumas idéias enquanto
participo de grupos na web. Tenho poucas atividades no momento. Resido
num sítio, cuido do jardim e uso muito a internet para participar de
alguns grupos e coletar textos e informações.
Silvia - BH
> Diga o que faz, o que espera disso aqui, como ficou conhecendo a
>metodologia GTD e em que pé está sua implementação.
Bom, tenho 27 anos recém completados, sou economista - trabalho na empresa de meus pais e leciono numa faculdade.
Muitas vezes escrevemos, conversamos com outras pessoas alguma coisas interessantes que meressem ser compartilhadas. Como é um pouco difícil sentar numa mesa de bar pra falar sobre determinados assuntos, a internet cumpre esse papel...
Me interesso por produtividade pessoal a muito tempo, pois me considero um procrastinador e desorganizado por natureza. Altas doses de auto-conhecimento e diligência fazem com que o caos não tome conta de mim, rs
Antes de conhecer o GTD, outro livro que teve um grande impacto em mim e para mim foi "Os 7 Hábitos" de Covey. Comecei com 'A arte de fazer acontecer' a um tempo atrás, mas implementei o sistema desde dezembro de 2004. Fiz quase tudo que foi sugerido, passo-a-passo como tá no livro, com algumas adaptações, claro. Meu sistema de lembretes (as listas) estão num palm (computador de mão) que carrego pra cima e pra baixo, prum lado e pro outro .
Ah! É óbvio que o método tem seus prós e contras...
========================= --- Em gtdbr@..., "Enoch Filho" <enoches@g...> escreveu .... > Vamos nos apresentar? > > Diga o que faz, o que espera disso aqui, como ficou conhecendo a metodologia GTD e em que pé está sua implementação. ...
Olá a todos, estamos iniciando este grupo de discussão, com o objetivo de compartilhar experiências, dicas e informações sobre produtividade/ desenvolvimento pessoal, principalmente através da metodologia Getting Things Done.
Vamos nos apresentar?
Diga o que faz, o que espera disso aqui, como ficou conhecendo a metodologia GTD e em que pé está sua implementação.
Ah! peço que sempre, ao final de suas mensagens, escrevam nome e local...
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peço que sempre, ao final de suas mensagens, escrevam nome e local...