Silvia, preciso de um socorro!!!!

Bom, depois de ler o livro, fiz minha caixa de entrada e comecei a
coleta... parei quando vi que a minha casa e escritório (tenho um Home
office) acabaria dentro da caixa de entrada. Bom, parei e resolvi
começar pelo escritório, depois resolvo o resto.

Bom, coleta feita... ... ... E agora???

Já faz uns 10 dias que fiz a coleta e quando olho para aquela
imensidão de papeis e anotações eu tenho vontade de alugar uma sala
comercial e ir trabalhar lá, bem longe deles...

Eu não sei como organizar tudo aquilo.
Como priorizo projetos se não posso priorizar?
Para determinar uma próxima ação de um projeto eu tenho que detalhar
todos os passos dele ou só penso nisso quando tiver que pensar na
próxima ação dele?
Se eu considerar que cada trabalho que eu pego é um projeto, porque
inclui no mínimo, briefing, orçamento, pesquisa pare desenvolvimento,
desenvolvimento, pesquisa de fornecedor, cotação, etc com
fornecedores, como eu caminho, por próximas ações, ou por projetos?

Virei esta madrugada finalizando uma linha de Papeis de Presente de
Natal, quando eles (cliente) receberam o CD me ligaram para passar
mais trabalho, eu quase desliguei o telefone e fingi que não era
comigo... Eu não posso mais pegar serviço sem me organizar, eu cheguei
no meu limite.

Por favor me ajude, nem que eu tenha que andar aos poucos, mas esta
pilha de papeis tem que ter uma saída... Qual?

Agradeço desde já.

Renata Montone - SP

Renata,

Abaixo seguem minhas dicas. Sei bem o que você está passando. Aconteceu a
mesma coisa comigo na minha primeira coleta. Meu escritório ficou um caos
total e eu não tinha nem vontade de trabalhar lá.

Bom, você fez o mais importante: juntou toda a bagunça num lugar só. O
próximo passo que eu daria seria reservar um ou dois dias inteiros para
processar e organizar essa tralha toda. Se isso não for possível, reserve
pelo menos duas horas por dia para fazer isso. Finja que está doente e não
pode trabalhar por dois dias. O pior é que é a verdade é mais ou menos essa.
Hehehehehe. Você vai ver que em no máximo uma semana você já vai estar com
tudo sob controle.

Primeiramente eu me certificaria de que não existem contas ou coisas
urgentíssimas que não podem esperar esse tempo todo para serem acionáveis.
Esse foi um erro que cometi na primeira coleta. Tive que pagar um monte de
contas atrasadas porque ficaram no meio da bagunça.

Em seguida vem o material para as listas. Você já definiu o sistema que vai
usar? As possibilidades são muitas. O mais simples é você pegar lápis e
papel e fazer listas. Você também pode utilizar qualquer software ou site
que deseje. Eu tenho utilizado fichas 3x5.

Você tem que ter no mínimo as seguintes listas:
- Lista de Projetos

- Listas de Próximas Ações por contexto (os meus contextos atuais são:
@Casa, @Telefone, @Computador, @Pesquisas, @Errands (coisas para fazer na
rua), @Itaipava (minha casa de campo), @Qualquer lugar

- Lista de Próximas Ações por pessoa (no meu caso, meu marido, minha
arquiteta e minha gerente). Geralmente utilizo o caracter # antes do nome
(ex: #Jussara)

- Listas de compras (@Shopping) e lista @Esperando, que não são exatamente
listas por contexto, mas preciso delas para controle.

Depois de ter resolvido essas urgências urgentíssimas, escolha uma pilha
para trabalhar. Eu comecei com as "coisas" que não tinham lugar para guardar
e que ocupavam um espaço maior na bagunça. Pegava coisa por coisa e ia
resolvendo o que fazer com ela.

Primeira pergunta a se fazer: Porque eu coloquei aquela coisa na coleta?
Está quebrada e precisando de conserto? Precisa de um lugar para ser
guardada? Tenho que devolvê-la a alguém? É para doação?
Segunda pergunta: Que ação(ões) preciso tomar para resolver o destino dessa
coisa? Se for alguma coisa que requeira mais do que uma ação, esta tarefa é
um projeto e você deve dar entrada da sua lista de projetos. Se for apenas
uma ação, entre direto com a ação na lista do contexto.

Atenção: Você não vai organizar os projetos agora!! Vai só processar a
bagunça. É tentador começar a organizar tudo achando que vai ganhar tempo,
mas no seu caso eu não recomendo. Você tem muita coisa para processar antes
de pensar em organizar.

Depois de fazer as anotações, coloque a coisa na caixa de papelão. Se
preferir, pode ter várias caixas de papelão destinadas as diversas ações.
Uma caixa de coisas para consertar, uma caixa de coisas que precisam ser
devolvidas, uma caixa para doações, uma caixa para lixo, uma caixa para
coisas que precisam ser guardadas, etc. É bom escrever o nome em cada caixa
para não se confundir.

Não escolha o que vai processar em seguida. Pegue a primeira coisa que vir.
Você não pode devolver nada para a bagunça. Tem que processar sem escolher.

Quando as "coisas" acabarem, comece com os papéis. Pegue sempre o primeiro
da pilha e vá decidindo o que faer com ele. Separe toda essa papelada em
pilhas. Eu separei tudo o que precisava ser arquivado numa pilha e tudo o
que era projeto em outra pilha. Depois, na fase de organização, lidei com
essas duas pilhas.

Nesse primeiro momento, não tente organizar nada. Deixe isso para a terceira
fase, que é justamente a Organização. Para essa fase você vai precisar de
muitas pastas para organizar seus projetos e seus arquivos. Eu uso pastas
plásticas em L para organizar os papéis dos meus projetos. E uso pastas de
arquivo suspenso para os arquivos. Não coloco os papéis diretamente nas
pastas de arquivo suspenso. Uso dentro delas capas de relatórios, que fazem
as vezes das famosas "manila folders". Meu arquivo é organizado por assunto.
Cada pasta suspensa é um assunto e dentro de cada pasta tenho uma ou mais
pastinhas etiquetadas com sub-assuntos (??). Por exemplo, tenho uma pasta
chamada "Contas Pagas" e dentro dela tenho quatro pastinhas "Bradesco",
"Itaú", "Banco do Brasil" e "Dinheiro". Essas contas tenho que entregar ao
meu contador todos os meses.

Bom, se tiver mais alguma dúvida, é só falar. Quando acabar o processamento
e for fazer a organização, posso te dar mais dicas.

Abraços e ao trabalho!

Cynthia Fraga
Rio de Janeiro